3 Quickwins om jouw e-mail wél te laten openen
Als je hard hebt gewerkt aan een e-mail, wil je niets liever dan dat die geopend, gezien en gelezen wordt. Toch blijkt dit in de praktijk niet altijd vanzelfsprekend. De sleutel tot succes zit al in de start: de onderwerpregel, preheader en afzender. De inhoud van je e-mail kan nog zo goed zijn, als deze drie onderdelen niet op orde zijn, krijgt vrijwel niemand jouw boodschap te zien. Zonde! Wij delen drie eenvoudige Quickwins waardoor onderwijsprofessionals jouw e-mail wél openen.
1. Zorg voor een korte, krachtige onderwerpregel
Op het oog het kleinste, maar toch het belangrijkste onderdeel van je e-mail: de onderwerpregel. Die bepaalt of de ontvanger de e-mail opent. Belangrijk is dat je het kort en krachtig houdt. Als de onderwerpregel te lang is, kan een deel wegvallen. Na het openen wordt de regel natuurlijk wel volledig weergegeven, maar dat wil je een stap vóór zijn. Zet daarom de belangrijkste woorden vooraan en gebruik maximaal 70 karakters. Een uitdaging, maar uiteindelijk zul je zien dat een korte onderwerpregel veel beter geopend wordt.
De kracht van de onderwerpregel zit in hoe je de ontvanger raakt met een relevante boodschap. Dit doe je bijvoorbeeld door te personaliseren. Mensen zijn eerder geneigd een e-mail te openen waarin ze worden aangesproken met hun naam: ‘Mandy, dit wil je niet missen’. Als je je database op de juiste manier inricht, kun je mensen zowel bij hun voor- als achternaam aanspreken. Ook de ontvanger aanspreken op functienaam kan al helpen: ‘Tips speciaal voor jou als rekenspecialist’.
Extra aandacht trekken? Gebruik emoticons. Dat is helemaal van deze tijd, al moet het natuurlijk wel bij jouw organisatie passen. Een beetje speels is leuk, maar weersta de neiging om een hele dierentuin in je onderwerpregel te stoppen. Meer Quickwins om op te vallen in een drukke mailbox vind je hier.
2. Versterk je onderwerpregel met een langere preheader
Een preheader kun je zien als het verlengde van de onderwerpregel. Het is belangrijk dat deze twee onderdelen elkaar versterken. Kijk bijvoorbeeld naar een onderwerpregel als ‘Praktisch aan de slag met zelfregulatie bij leerlingen’ en preheader ‘Inzicht in hun sterke punten, doelen en knelpunten voor meer motivatie’.
Zet in een preheader vooral wat je niet kwijt kunt in een onderwerpregel. In tegenstelling tot de onderwerpregel geldt hier namelijk: hoe langer hoe beter. Wanneer je geen of een te korte preheader aanmaakt zien ontvangers vaak een stukje code dat afkomstig is van het e-mailsysteem. Door de preheader wat langer te maken, voorkom je dit. De vuistregel voor de preheader is maximaal 160 karakters. Zet de belangrijkste woorden voorop, dan is het niet erg als het laatste deel van je zin wegvalt bij de ontvanger. Sterker: het kan de ontvanger juist prikkelen om de mail te openen.
3. Personaliseer de afzender: ‘Bob van …’ is beter
Een ander onderdeel waar winst te behalen valt is de afzender. Vaak wordt daarvoor de naam van de organisatie gebruikt. Klinkt logisch, maar toch is het sterker om vanuit een persoon de mail te versturen. Ontvangers zullen zich eerder verbonden voelen met ‘Bob van Lesmateriaal op Maat’ als mens, dan met ‘Lesmateriaal op Maat’ als ‘anonieme’ organisatie. Als je kiest voor een persoonlijke afzender doe je er goed aan om de mail ook met de naam en eventueel een foto van deze persoon af te sluiten. Dit zorgt voor herkenning en kan zelfs een parasociale relatie (een band met een fictief personage) opleveren. Bovendien val je met personalisatie op tussen de vele afzenders die dit niet doen. Een win-win dus!
Wat werkt voor jou?
Kijk, zo staat hier ineens een korte, prikkelende en vragende onderwerpregel. De hierboven genoemde tips voor onderwerpregel, preheader en afzender helpen je op weg naar een hoger openingspercentage. En kijk naar wat werkt voor jou. Loopt iets niet, dan is dat ook waardevolle informatie: misschien is een andere tip beter toepasbaar in jouw organisatie. Onthoud dat de insteek heel afhankelijk is van je doelgroep. Zet die dus altijd op nummer één.
Vraag maar raak
Heb je na het lezen van deze Quickwins nog vragen of wil je advies over hoe je jouw onderwerpregel, preheader en afzender kunt verbeteren? Neem dan vrijblijvend contact op met onze projectmanager Mandy Kok. Zij helpt je graag verder.
